Einrichtung und Betreiben eines professionellen Hinweisgebersystems
The AuditFactory bietet Ihrem Unternehmen nicht nur eine stabile technische Plattform für ein Hinweisgebersystem, die auf Grund der Kosten und der einfachen Umsetzung sehr gut geeignet für den Mittelstand ist.
Komplettübernahme aller Aufgaben durch TAF
Wir können auf Wunsch den kompletten Betrieb des Systems Meldestelle für Sie übernehmen:
- Einrichtung der technischen Lösung mit Anpassungen auf Ihr Unternehmen (Firmendesign)
- Implementierung des Prozesses‚ Hinweise empfangen und bearbeiten‘ im Rahmen ihres Compliancemanagement-Systems
- Betreiben des Hinweisgebersystems durch Erstbeurteilung der eingehenden Hinweise und Vorschläge für angemessene Maßnahmen
- Durchführung von Complianceprüfungen, wenn es notwendig werden sollte
- Verbesserung des internen Kontrollsystems nach Bekanntwerden von Schwachstellen
Das sind alle Anforderungen, die das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) von Ihnen verlangt. Auch die anderen Vorgaben des Gesetzes können wir problemlos und vollständig umsetzen. Damit ist gleichzeitig auch die Hemmschwelle für Hinweisgebende so niedrig wie möglich.
Hinweisgebersysteme im Mittelstand
Kleinere und mittlere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter müssen aufgrund einer EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern einen anonymen Kanal für Hinweisgeber zur Verfügung stellen, damit über diesen Unregelmäßigkeiten gemeldet werden können.
Für mittelständische Unternehmen gibt es jetzt dafür von The AuditFactory eine schlanke und kostengünstige Cloud-Lösung – zusammen mit allen anderen Assurance und Consulting Services, die ein KMU braucht.
Wird kein oder kein effektiver Kanal eingerichtet, stellt dies einen potentiellen Verstoß dar. Verstöße gegen diese Regelung werden voraussichtlich mit einer empfindlichen Strafe geahndet, die sich wie bei einem DSGVO-Verstoß als Prozentsatz des Umsatzes ermittelt. Außerdem kann sich der Hinweisgeber bei einem fehlendem oder unzureichendem System direkt an die Öffentlichkeit wenden. Das betroffene Unternehmen gibt so die Möglichkeit aus der Hand, den Prozess aktiv lenken zu können und Missstände frühzeitig beheben zu können.
Dabei können wir Ihnen von der reinen Nutzung der digitalen Hinweisgeber-Plattform über die Bearbeitung von Hinweisen bis hin zur Aufarbeitung in Form von Sonderuntersuchungen alle Services aus einer Hand anbieten. Unsere Mittelstandserfahrung, die wir seit 2004 in vielen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen gesammelt haben, kommt uns dabei zugute.
Erfahren Sie mehr über unsere umfassenden Services rund um Compliance
The AuditFactory bietet Ihnen eine schlanke und wie gewohnt mittelstandskonforme Lösung an. Unsere Webplattform ist einfach in der Anwendung, übersichtlich und kann auch ohne IT-Spezialkenntnisse genutzt werden. Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Einrichtung der für das System notwendigen Prozesse beispielsweise zur Verifizierung der Hinweise, zur Kommunikation mit dem Hinweisgeber und zur professionellen Aufarbeitung von Unregelmäßigkeiten.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- kostengünstig
- anonym & sicher
- automatische Dokumentation
- DSGVO-konform
- in Deutschland gehostete Cloud-Software
- mehrsprachig
- einfaches Setup
- schlanke Lösungen
- optimiert für den Mittelstand
Die Nutzung des Hinweisgebersystems
Demofilm für Hinweisgebende in Deutsch
Um dieses Video ansehen zu können, müssen externe Inhalte geladen werden. Bitte erlauben Sie das Laden von externen Inhalten, indem Sie auf die folgende Schaltfläche klicken.
Demofilm for Whistleblowers in English
Um dieses Video ansehen zu können, müssen externe Inhalte geladen werden. Bitte erlauben Sie das Laden von externen Inhalten, indem Sie auf die folgende Schaltfläche klicken.
Technische Dokumentation zum Hinweisgebersystem
Die technische Dokumentation zu unserem Hinweisgebersystem ermöglicht Ihnen einen kompletten Überblick über die Lösung und unterstützt Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung.
Das erfahren Sie in der Dokumentation:
- allgemeine Informationen zur Lösung
- die technischen Voraussetzungen zum Einsatz
- die Kernfunktionen der Lösung
Sicherheit und Datenschutz haben für uns höchste Priorität. Die Dokumentation führt daher im Detail auf, wie der Schutz Ihrer Daten durch zahlreiche Kontrollen sichergestellt wird.
Erfahren Sie jetzt, wie unser Hinweisgebersystem Sie unterstützen kann
Frequently Asked Questions:
Alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden müssen sichere Hinweisgeberkanäle einrichten; die Schon- und Übergangsfristen dazu sind abgelaufen, nun können Unternehmen auch empfindlich sanktioniert werden, wenn sie kein System eingerichtet haben.
Das den Hinweis empfangende Unternehmen muss einen Prozess installiert haben, der sicherstellt, dass der Hinweisgeber über den Eingang zeitnah innerhalb von sieben Tagen informiert wird. Drei Monate nach Eingang muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung zur Bearbeitung erhalten. Unser Hinweisgebersystem sichert das über den Workflow und automatische Erinnerungen ab.
Verstöße gegen z.B. die Vertraulichkeit, das Unterdrucksetzen von Hinweisgebern (Repressalien) sind strafbewehrt mit Bußgeldern von TEUR 10 bis TEUR 50, in Ausnahmefällen können diese Bußgelder auch bis zum zehnfachen der genannten Beträge festgesetzt werden.
Ihr Unternehmen muss, sofern es die Größenordnungen, die das Gesetz vorgibt, überschreitet, Meldekanäle einrichten, um Hinweise – auch anonym – entgegen zu nehmen. Darüber hinaus müssen Sie einen Beurteilungsprozess einrichten und, wenn die Hinweise gravierend sind, die Missstände auch abstellen. Wenn noch unklar ist, welche Qualität ein Hinweis hat, muss er untersucht werden.
Warum The AuditFactory?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt eine professionelle Bearbeitung einer jeden Meldung, die durch einen (anonymen) Hinweisgeber abgesetzt wird. Mitarbeiter und auch Dritte außerhalb des Unternehmens sollen sich, wenn sie sich des Meldekanals bedienen, darauf verlassen können, dass Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien erfasst und ihnen nachgegangen wird.
Die Implementierung dieser gesetzlichen Anforderungen ist kein Hexenwerk, aber die Bearbeitung und Abarbeitung bedarf eines stabilen Prozesses und Erfahrung, die wir mit unseren zwanzig Jahren im Bereich Interne Revision und Compliance zur Verfügung haben.
Die Kommunikation mit den Hinweisgebern erfolgt über unser System auf Wunsch vollkommen anonym, so dass auch gravierende Missstände zur Kenntnis gebracht werden können. Dabei stehen die Hinweisgeber unter dem Schutz des Systems, und wir können die notwendige erste Plausibilitätsprüfung gegebenenfalls unter Einreichung von weiteren Details verbessern.
Die Einhaltung der Vertraulichkeit ist aus unserer Erfahrung eines der wichtigsten Elemente in einem wirksamen System. Die Effizienz des Systems ergibt sich aus der einfachen Möglichkeit der Kommunikation und Erstbewertung; damit werden Falschhinweise relativ gut erkannt und von weiterer Bearbeitung ausgeschlossen.